Manuales de políticas y procedimientos | 7 Beneficios de contar con manuales

Manuales PP

“El crecimiento de un ser humano depende de su ADN y el crecimiento de una empresa depende de sus manuales de políticas y procedimientos”

Martín G. Álvarez Torres

 

¿Hay realmente diferencia entre una empresa que tiene manuales de otra que no los tiene? Déjanos platicarte un poco acerca de lo que hemos visto en Grupo Albe a lo largo de 25 años en el mundo la consultoría. Por ello día de hoy queremos compartir contigo los beneficios que le traerá a tu empresa el que dediques tiempo, dinero y esfuerzo con tu personal tus colaboradores a documentar en los manuales de políticas y procedimientos la mejor experiencia y los secretos mejor guardados que te van a seguir ayudando a posicionar tu marca y tu empresa en el mundo los negocios.

Uno. Tener procesos efectivos. Por definición el proceso estratégico es el que más tiempo y preocupación te debe consumir a ti y a todos tus colaboradores el aquel que tiene que ver con las fuentes de tus ingresos. Este proceso llámese comercialización, producción, abastecimiento, logística, etc. se debe ejecturar d emanera efectiva y sin desperdicio organizacional. Por ejemplo, si tu proceso es la comercialización tus manuales deben responder por escrito y como forma de vida en tu empresa todas las preguntas relacionadas con ello: a qué tipo de clientes te estas dirigiendo, qué tipo de prospectos son mejores para tu negocio, cuáles son los precios y descuentos qué puedes vender para que sea rentable, qué valores agregados le ofreces al mercado, de qué manera te distingues de tus competidores, etc. Si no tienes manuales ni tú, ni tu fuerza de ventas están concentrados la contundencia comercial de tu empresa.

Dos. Incrementar las ventas y utilidades. Para las empresas con fines de lucro el principal resultado es de índole financiera. Cuando cuentas con tus manuales toda tu estructura organizacional (gerentes y colabordores) sabe de qué forma directa contribuye a las ventas y a las utilidades. Por ejemplo, los de compras consiguen insumos de calidad a buenos precios; los de almacén entregan pedidos completos en los tiempos prometidos y preservan la calidad de la mercancía almacenada; los del área administrativa autorizan rápidamente la solicitud de créditos y aseguran la recuperación de la cobranza; los de producción optimizan los tiempos de fabricación, los costos de mano de obra y el uso de materias primas. Así como un equipo de fútbol esta diseñado para meter goles, el personal de una empresa que tiene manuales está diseñado para generar ventas y utilidades.

Tres. Tener buenos cimientos para crecer y posicionarte en el mercado. Los manuales son el radio pasillo que sirve para comunicar rápidamente las reglas y los procedimientos que han demostrado dentro de la empresa dar buenos resultados para incrementar la presencia y participación de mercado. Cuando hay poca gente es muy fácil la comunicación, cuando hay mucha gente los manuales son el medio idóneo para tener una excelente comunicación.

Cuatro. Acelerar la capacitación de tu personal. La peor tinta el mejor que la mejor memoria. Cuando hay manuales la gente de nuevo ingreso o promovido a un nuevo puesto se capacita en un dos por tres. Cuando no hay manuales la gente capacita en dos o tres años. Los manuales aceleran el aprendizaje y los resultados

Cinco. Mejorar la relación cliente proveedor interno. El éxito en una carrera de relevos consiste en el paso perfecto de la “estafeta”. Igualmente, bajo un enfoque de sistemas en tu empresa el éxito consiste en el paso perfecto de productos que cumplen los requerimientos de tus clientes internos. Con manuales hay claridad en los requerimientos de la calidad entregada a cada persona, área y proceso que es tu cliente interno.

Seis. Consolidar tu estrategia empresarial. Tener manuales acerca a tu empresa al cumplimiento de su visión, misión y objetivos dde negocio. No tener manuales es seguir jugando como amateur en un torneo de profesionales. El campeonato es solamente para aquellas empresas que son disciplinadas y consistentes en el logro de sus objetivos diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Se apegan a sus manuales. Si algo ya no funciona en sus manuales los mejoran pero nunca los dejan de usar.

Siete. Tener libertad empresarial. Si eres empresario o directivo y has desarrollado buenos brazos derechos y buenos manuales te puedes ir muy tranquilo de vacaciones. Seguramente tendrás libertad para hacer muchas más cosas de índole estratégica, social, de relaciones públicas o de negocios que te brindarán la tranquilidad de saber que tu empresa está en marcha aunque tú estés ausente.