Manuales de políticas y procedimientos | Como elaborar Procedimientos de manera sencilla

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El PROCEDIMIENTO MAESTRO AC 001 para elaborar, controlar y revisar políticas y procedimientos, puede ayudarle a desarrollar sus políticas y sus procedimientos de una manera práctica.

 Para asegurar que la organización en conjunto se oriente de manera ordenada a normalizar su operación, le sugerimos tome en cuenta los siguientes pasos para la elaboración de políticas, métodos y procedimientos:

Primero, el coordinador de la elaboración de Manuales capacita y adiestra a los directores, gerentes, jefes, supervisores, responsables de área y auxiliares de la organización en la elaboración de políticas y procedimientos. Puede dar un curso balanceado de teoría y práctica, una o dos horas por semana a lo largo de seis a ocho semanas. Para este curso puede utilizar los Capítulos y PROCEDIMIENTOS MAESTROS que se incluyen en este Manual.

Segundo, el coordinador pide a cada participante que haga una lista de las principales políticas y procedimientos de su área. En el ANEXO B, de este Manual aparece una lista de algunas de las políticas y procedimientos que se requieren desarrollar, y en el ANEXO C, un ejemplo de un programa de trabajo para la elaboración de Manuales de políticas y procedimientos.

Tercero, el participante enlista por orden de importancia las políticas y procedimientos de su área.

Cuarto, el participante selecciona la política o procedimiento más importante que se requiere desarrollar en su área.

Quinto, el participante empieza a elaborar la política o procedimiento seleccionado, iniciando con la elaboración del diagrama de flujo correspondiente. Si no domina el proceso, puede entrevistar y observar a los “expertos” correspondientes qué hacen y cómo lo hacen, para tener información suficiente que permita documentar una política o procedimiento realista.

Sexto, el elaborador del procedimiento presenta a todo el grupo involucrado, el diagrama de flujo para hacer una revisión conjunta con ellos, que incluya los criterios, puntos de vista y mejores prácticas de los demás participantes, asegurando así, que el procedimiento cumple adecuadamente con su propósito.

Séptimo, el elaborador desarrolla su política o procedimiento de acuerdo a los lineamientos del PROCEDIMIENTO MAESTRO AC 001.

Octavo, el elaborador de la política o procedimiento de cada área continua con la elaboración de las demás políticas y procedimientos antes enlistados. Regresa al cuarto paso.

La persona que elabora la política o procedimiento debe ser de preferencia un “experto” en el tema que va a documentar. Si no es el “experto”, la política o procedimiento se tomará como una propuesta inicial a partir de la cual los involucrados pueden hacer sus observaciones y mejoras correspondientes.

SIETE definiciones básicas en la elaboración de manuales de políticas y procedimientos