Diagnóstico de la estructura documental

En la etapa uno hay que identificar la situación real de los manuales de políticas y procedimientos de la organización. Es decir, ¿hay manuales por escrito? ¿Están actualizados? ¿Las personas los conocen y utilizan? ¿Cuánta experiencia tiene la gente en su puesto de trabajo? ¿Hay una cultura de orden y disciplina? ¿Hay un enfoque de prevención y corrección de problemas?

En los proyectos de consultoría de Grupo Albe el diagnóstico de la estructura documental se evalúa con 100 indicadores cuantitativos. En organizaciones que ya cuentan con manuales, este diagnóstico se puede complementar y sustituir con una auditoría administrativa coordinada por el área de contraloría y por la lista de mejoras detectadas por las diferentes áreas de la organización.

Para elaborar el diagnóstico, los instrumentos que se utilizan son:

  • Entrevistas a los directores, gerentes y responsables de proceso.
  • revisión de documentos y registros (controlados y no controlados).
  • hacer recorrido por las instalaciones.
  • calificar los 100 indicadores.

Entrevistas a los directores, gerentes y responsables de proceso

A partir del organigrama vigente, se enlista a las personas que serán entrevistadas. El tiempo para realizar cada entrevista será entre 45 y 60 minutos en un lugar privado donde tanto el  ntrevistador como el entrevistado puedan platicar libremente de los temas que se tratarán. En general se buscará entrevistar a todos los directores, gerentes y jefes de área, y personal clave para armar el rompecabezas de la información que conforma todos los procesos.

En una organización, los principales procesos son:

1) comercialización.

2) fabricación.

3) administración de los recursos humanos, financieros y tecnológicos.

4) todos los procesos propios de cada organización: almacenamiento, abastecimiento, innovación, gestión de calidad, distribución, diseño, etcétera. Para conocer el funcionamiento de un proceso, se debe entrevistar a la gente que participa directa e indirectamente en él.

Figura 1. Esquema general de un proceso.

Proceso. Transformación de insumos en productos terminados. En éste participan proveedores, colaboradores y clientes internos o externos. Generalmente se conforma con las cinco M. Insumo. Todo aquel elemento que entra en un proceso y sirve de arranque (materiales, información, dinero, solicitud, etcétera). Producto terminado. Todo aquel resultado que sale de un proceso y sirve de conclusión (reporte, información, autorización, material, pedido, servicio, etcétera).