10 Pasos para una comunicación proactiva

Comunicación se entiende como un acto voluntario (pensamientos-acciones congruentes) para el intercambio apropiado de conocimientos y necesidades-soluciones realizados para un bien común. Los humanos realizan entre sí 93 % de la comunicación formal de manera no verbal (intuición, análisis, síntesis, coherencia y congruencia con lo que se dice y se hace) y sólo un 7 % por el significado de las palabras utilizadas.

Se conoce que en las organizaciones el 85% de los problemas son errores estratégicos/tácticos y solo el 15 % operativos (nivel inferior en escala jerárquica) que aunados a una mala comunicación (congruencia con emisor-receptor y lenguaje-memoria) en áreas de gestión administrativa provocan un 60 % adicional de contratiempos y aparecen cuando descuidan lo IMPORTANTE por lo urgente.

Todos los humanos contamos con capacidad de comunicación (duplicable) respaldada con la potencialidad del “saber” de pensamientos, ideas abstractas, sintetizadas, organizadas, esquematizadas y analíticas, para desarrollar áreas productivas y de competencias como la ciencia, la tecnología y/o técnicas requeridas, solo que, respetando leyes y normas de sus lenguajes, por ejemplo si se trabaja con fórmulas matemáticas, físicas o químicas hay que usar el vocabulario correcto, y  conociendo los significados reales de cada símbolo, como son los signos de igualdad, desigualdad, menor que, etc.,  aplicarlos con lógica.

Recordar lo anterior evita problemas como los sucedidos a una empresa de productos de consumo, en que por la lenta economía en su área de influencia y por un menor desplazamiento de sus productos en el mercado, la Dirección General dio la orden de reducir los costos de insumos. Fácil es identificar cómo el área de abastecimientos exigió menores precios y cantidades a pedir, más inventarios con los proveedores, etc., donde permeando lo caótico, ya que, las empresas que sacrificaron la utilidad necesaria para desarrollarse les quitó liquidez o facilitó la quiebra financiera o donde la mayoría de los insumos disminuyeron especificaciones/calidad, u otros dieron prioridad a quienes seguían como clientes vinculados y por lo tanto se disimularon el cumplimiento de las normas, calidad pactada, tiempos de entrega, etc., al desechar la comunicación proactiva entre ellos.

Otro ejemplo, es un corporativo que en su área de “Calidad y Tecnología” recibió información suficiente para contar con vigilancia continua a los transportes de entrega de sus productos y servicios (útil y oportuno) usando el sistema de monitoreo y control en tiempo real (Gestión Logística de Servicio Total). Las personas de esa área, en su intervención confundieron y supusieron que era el clásico sistema GPS ya usado por ellos, cerrando toda posibilidad de ampliar la información apropiada para mejorar la capacidad de atención, satisfacción, seguridad y protección logística. Jack Welch dijo “lo mejor sacrifica lo bueno” y solo por eso no quisieron escuchar y observar la oportunidad de potenciar sus controles.

Una buena comunicación entre personas, grupos, equipos e instrumentos facilita el intercambio de conocimientos, ideas, sistemas, procesos o métodos y sus multilenguajes requeridos en instituciones, empresas, sociedad o en familia. Los problemas cotidianos son por incapacidad de comunicación o falta de atención de alguno o varios interlocutores.

Pasos:

  1. Objetivo(s) establecido(s) que cumpla(n) con algo real, medible, a lograr en tiempo apropiado y mínimo un responsable para retos-beneficios, con entendimiento y satisfacción de quienes intervienen. Potenciar los procesos pedagógico-sicológico (Inteligencia y Capacitación Vivencial: adaptación para transformar positivamente el entorno) de trasmisión y recepción de conocimientos.
  2. Mantener y proteger un ambiente de respeto, dignidad y confianza entre los participantes para desarrollar al HOMO INTEGER (amor, ética e integridad en sus interrelaciones) al crecer orgánicamente.
  3. Imitar, mejorar  crear sistemas, procesos y métodos de comunicación-memoria (Visual – Auditiva – Cognitiva).
  4. Usar y facilitar lenguajes apropiados (vocabulario explicito) en sus interrelaciones. Por ejemplo en las normas (ISO 9001:2008, OHSA, etc.) para certificar actividades específicas y el manejo de los indicadores apropiados.
  5. Realizar autoevaluaciones y evaluación de la “calidad de comunicación” entre emisores y receptores.
  6. Diálogo y análisis consistente para identificar y establecer consensos de medición del desempeño de comunicación.
  7. Acuerdos y replanteamiento de objetivos que eleven el desempeño competente y productivo de equipos vinculados.
  8. Retroalimentación para generar y crear Talento AAA (Actitud, Aptitud, Altitud) que alcance la innovación y creatividad. Por ejemplo Johannes Gutenberg en el siglo XV innovó el uso de la prensa de la vid, para darnos la imprenta, misma que impulsó los conocimientos para beneficio común de las generaciones que siguieron.
  9. Estimular e Impulsar el Facultamiento Proactivo competitivo y competente (capacidades de respuesta asertiva mejores que los pares en servicios y productos en el mercado) de, con y por los equipos de alto rendimiento (Liderazgos Rotativos con Visión-Misión)  permeando la Cultura y Clima laboral del Desarrollo Organización, fijando límites mínimos a cumplir de manera personal-grupal constante y rastreable.
  10. Uso de los principios de la metodología (Schoenstatt) de comunicación del Talento AAA:
    • el orden del ser determina el orden de actuar.
    • elevar, corregir y perfeccionar la naturaleza ordinaria de la genialidad.
    • la ley fundamental y universal es contactar a seres vivos únicos y capaces de superar sus propias limitantes. Asegurando funciones pedagógicas-sicológicas:
      • confianza
      • libertad
      • movimiento.

La comunicación proactiva educa, forma y capacita imitando, creando e innovando sistemas-procesos-métodos, para autogenerar un cambio consistente al optimizar las interrelaciones humanas, superando expectativas y percepción de integridad con, por y para los involucrados.