3 Mitos en la elaboración de manuales de políticas y procedimientos.

  • ¿Vives preocupado por tener mejores resultados económicos en tu negocio?
  • ¿Te estresa que tu gente dependa de ti para tomar decisiones?
  • ¿Te desespera saber que necesitas tener manuales pero que hacerlos son una tarea titánica?

Cuando un negocio está en crecimiento y tienes más gente, nuevos colaboradores o nuevos procesos, se convierte en muy importante que tengas completos tus manuales de políticas y procedimientos de todos tus procesos de negocio. Es decir, el tener por escrito tus políticas, tus procedimientos y tus métodos de trabajo asegurarían tener productos de calidad, satisfacer a los clientes, cumplir con tus objetivos y facilitar las tomas de decisión de todos los colaboradores. Los negocios exitosos usan los manuales como una herramienta administrativa. Los negocios menos exitosos dependen más de la gente que de los sistemas de trabajo.

Sin embargo, a pesar de las múltiples bondades de tener manuales de políticas y procedimientos, muchos empresarios y directivos no los hacen porque tienen en su mente tres mitos que los paralizan.

Primer mito: “Los manuales son suficientes para que el negocio mejore automáticamente sus resultados económicos”. Falso. El hecho de que tengas manuales te ayudar a tener procesos repetibles que estandarizan la calidad de productos, pero no por hacer bien las cosas estas logrando tener más clientes o más rentabilidad. No por hacer las mejores tortas o tacos del mundo, puedes cómo asegurar que tus clientes te sigan comprando más tortas o tacos por mes, o captar nuevos clientes. Los manuales perfectos no sustituyen una planeación estratégica perfecta, la complementan.

Segundo mito: “Ya con los manuales me puedo olvidar de cómo se siguen haciendo las cosas”. Falso. Las políticas y los procedimientos (documentos y registros controlados dirían los de ISO 9000) que se elaboran en una negocio tienen que ver con documentar la mejor experiencia que tiene el negocio para hacer excelentemente bien las cosas. Es decir, todos los manuales de son documentos vivos que requieren estar actualizándose de manera constante, porque de no ser así se volverían como libros viejos de biblioteca que nadie consulte. Y lo que menos quieren los negocios es tener ese este tipo de documentos, esos papiros egipcios que no les sirven para, más que para colección Por lo tanto, el negocio requiere tener un sistema de actualización de los manuales por medio de designar a una persona que coordine cuando menos una vez al año esta actualización de los documentos con todas las áreas y procesos y preguntarles ¿de qué forma están haciendo ahora las cosas para obtener mejores resultados? ¿cómo le están haciendo para incrementar las ventas y las utilidades? ¿Cómo están mejorando la cobranza? ¿Cómo están asegurando la producto del producto? Etc. etc. ese responsable tiene que ir de pesca para que los nuevos tips, errores y secretos se puedan incorporar las mejores experiencias. Entonces debe ser un proceso sin fin de elaborar, actualizar elaborar y actualizar.

Tercer mito. “Los manuales son muy complicados y muy burocráticos y van a alentar la operación”. Falso. Los manuales son como tener una autopista de cuota de tres carriles que te lleva directa, rápida y seguramente a tu destino. ¿Tu qué prefieres en tu negocio, una autopista o una carretera libre? Bueno, la mayoría preferimos una autopista aunque haberla construido haya requerido de una mayor infraestructura técnica, económica, humana y tecnológica. Exactamente pasa lo mismo con los manuales de una empresa u organización, requieren dedicarle más recursos al principio de su elaboración, pero luego ya tendrás un camino más rápido y efectivo para lograr tus resultados.

Cuando venzas estos tres mitos te podrás dar cuenta que los manuales de políticas y procedimientos:

1) No son suficientes para qué tengas los mejores resultados en tu negocio, necesitas complementarlos con algo más de planeación estratégica

2) No son letra muerta, requieren mantenerse vivos y actualizados

3) Son un bien necesario porque siempre te van a ayudar a llegar más rápidamente a tus resultados estratégicos.

Los manuales de políticas y procedimientos son una parte necesaria e indispensable para el éxito de los negocios, sin embargo, ni son lo único ni son lo más importante, hay otras herramientas administrativas, operativas y tecnológicas que se deben incorporar poco a poco de acuerdo a la madurez de la organización.