Elaborar los procedimientos y formatos maestros

Los formatos y registros

En las organizaciones es normal que exista un exceso de formas y formatos de todos colores y sabores, impresos en offset, en computadora, a mano, en copias fotostáticas, a color o electrónicos, etcétera. Sin embargo, solamente unas cuantas organizaciones tienen identificados, estandarizados y controlados dichos formatos.

Los formatos y registros sirven para:

  1. Recopilar y analizar información.
  2. Documentar el avance y situación de un producto por medio de un proceso.
  3. Monitorear y rastrear información.
  4. Hacer comparaciones de un periodo a otro.
  5. Solicitar actividades específicas (materiales, documentos, información, etcétera).
  6. Obtener aprobaciones o autorizaciones.
  7. Innovar y mejorar continuamente.
  8. Presentar evidencias del funcionamiento de un proceso.
  9. Aprobar auditorías internas y externas.
  10. Elaborar estadísticas y reportes de tendencias.

Los formatos y registros tienen que ver con clientes, proveedores, procesos, colaboradores, gerencias, direcciones, sindicato, gobierno, comunidad, etcétera. Los formatos y registros que son generados por la organización pueden ser controlados y los que entrega el Instituto Mexicano del Seguro Social (imss), el Sistema de Administración Tributaria (sat) y otras organizaciones públicas y privadas, de las cuales somos usuarios, no los podemos ni debemos controlar. La mejora de esos formatos está en manos de las organizaciones públicas y privadas
correspondientes.

  • Evaluar la cantidad de copias que realmente se necesitan. No hace falta entregarles copia a todos los directores y gerentes de la organización sobre la información cotidiana. Además, no necesariamente la persona que autoriza un documento debe conservar una copia, si sabe dónde se archiva es suficiente y, en caso de necesitarlo, sabrá dónde buscarlo. Apoyemos la cultura paperless (sinpapel) y aprovechemos el correo electrónico y los crm, sap y erp.
  • Evitar la repetición de formatos similares. Esto, además de eliminar desperdicio, evitará muchas confusiones y errores.
  • Foliar todas las órdenes de trabajo, requisiciones, solicitudes, remisiones, facturas, los recibos, contra recibos, reportes y todos los formatos donde la secuencia en el tiempo y control sean factores muy importantes, asegurará un mejor seguimiento y rastreo.
  • Al usar formatos de color es conveniente que, de preferencia, los colores enfaticen y refuercen a simple vista el tipo de información requerida. Por ejemplo, si se tiene una etiqueta de aprobación de material, convendría que fuera verde. Si un material es de dudosa calidad, podría ser anaranjado. Si el material ha sido rechazado, el indicado podría ser el rojo.
  • Depurar toda la papelería para evitar contaminación y confusión con los nuevos formatos, para lo cual es conveniente destruir todo lo que sea obsoleto.
  • Definir el tiempo que se deben guardar los formatos llenos (registros y evidencias). Este tiempo debe estar claramente estipulado en alguna política o procedimiento y en función del tipo particular de registro, de acuerdo con los requerimientos legales, fiscales, contractuales o directivos.

En la organización es conveniente que todos los formatos estén debidamente controlados, codificados e identificados para facilitar tanto el control interno como la reproducción y el abastecimiento adecuado
de la papelería correspondiente. Por supuesto, antes de controlar los formatos hay que hacer una depuración de aquéllos que realmente sean útiles.

Los formatos serán parte de los manuales por lo que es importante que se anexen en una sección claramente definida presentando un formato lleno como ejemplo y, cuando se considere conveniente, también su instructivo de llenado. En algunas ocasiones los formatos son anexados directamente junto con algún método o procedimiento.
Es importante que, por política, los formatos también sean revisados con la misma frecuencia que todos los demás documentos controlados.

Una frecuencia razonable es, cuando menos, una vez al año. Además es conveniente conocer a simple vista el nivel de revisión que tienen estos documentos, agregándoles algún código especial.