ISO 9000 | La importancia de documentar la tecnología en tu organización

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No documentar la tecnología en una organización equivaldría a que cada nueva generación de la humanidad empezara de cero para descubrir, redescubrir o inventar conocimientos, medicamentos, equipo electrónico, computadoras y tecnología. ¿Suena absurdo e ilógico empezar de cero? ¿Si?, pues usted se sorprenderá  de saber cuántas organizaciones desperdician a manos llenas su tecnología.

En México, de acuerdo a los resultados obtenidos en la aplicación del Diagnóstico de Competitividad OrganizacionalM.R.en los últimos siete años en el Sector Público y Privado, con empresas grandes, medianas y pequeñas, mexicanas y transnacionales, solo el 18% de ellas están preparadas para competir adecuadamente en sus mercados. Esto significa entre otras cosas que dichas organizaciones cuentan con Manuales funcionales que documentan adecuadamente su tecnología y que hay sistemas con mucha gente preparada para hacer frente a su mercado. Estas organizaciones ven como algo cotidiano multiplicar y documentar su nivel de experiencia organizacional.

El otro 82% de las organizaciones, dependen de sus “expertos” y de la actitud las personas que allí trabajan (lo cual por sí solo ni es bueno ni es malo, habría que tener el contexto adecuado para evaluarlo), haciendo que estas organizaciones sean altamente vulnerables, porque cuidan tan celosamente sus conocimientos, que ni siquiera los comparten con sus propios colaboradores. Si estos “expertos” se enferman, se incapacitan, se van de vacaciones, se jubilan, renuncian o son promovidos, afectan inmediata e inevitablemente el desempeño de la organización. Por su alta dependencia en personas y no en sistemas, estas últimas son organizaciones altamente vulnerables a las presiones de sus competidores.

Por supuesto, los Manuales al documentar la tecnología de una organización, no pretenden suprimir las habilidades y sentido común de la gente que allí labora, lo que pretenden es que en lugar de que la gente ande diariamente apagando fuegos y desperdiciando su talento, se dedique a mejorar los sistemas de trabajo y el nivel de competitividad de la organización. Los Manuales documentan la experiencia de la organización, incluyendo claramente lo que ha probado ser útil para su tipo particular de negocio, considerando lo que los procesos si deben o no hacer para que estos cumplan con su razón de ser de una manera más eficiente.

Por lo tanto, si usted también valora la experiencia de las personas y la tecnología que su organización está generando día con día, elaborar, actualizar y enriquecer continuamente sus Manuales facilitará que la riqueza tecnológica de su organización pueda ser aprovechada al máximo en beneficio propio.

La experiencia, tecnología invaluable

A través de la historia, el hombre ha creado y desarrollado miles de inventos y conocimientos que le han brindado una vida más cómoda, desde el descubrimiento del fuego, hasta poder llevar y traer al hombre a la luna, pasando por el uso de la computadora y los avanzados sistemas de comunicación. De hecho, en el último siglo ha habido un crecimiento exponencial en la generación y disponibilidad de información, conocimientos y tecnología.

En el contexto de los negocios, también han evolucionado las formas de dirigir y administrar las organizaciones. Algunos ejemplos de estas formas y técnicas que han permitido que las organizaciones se revitalicen, se fortalezcan y puedan enfrentar adecuadamente sus mercados son: XEROX MEXICANA, con el uso del telemarketing; AMWAY, con el uso del multinivel; TAESA, con reducción de costos, K2, con venta directa al público; PRICE CLUB, con ventas al mayoreo y sin lujos, CINEXPRESS, con servicio de renta de películas a domicilio; SONY, con innovación acelerada de productos; URREA HERRAMIENTAS PROFESIONALES, con reducción de sus ciclos de manufactura, PLACOSA-EMS TOGO, con sistemas de mejora continua, INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY, con educación vía satélite, GENERAL MOTORS, con sistemas de calidad, FORD con reingeniería en sus nuevos automóviles, etc.

 De manera practica, la tecnología directiva toma la forma de técnicas como las de Sistemas de Calidad, Reingeniería, Benchmarking, Reducción de costos, Justo a tiempo,  Planeación Estratégica, Equipos de trabajo de alto rendimiento, etc.

Una organización solamente puede ser competitiva cuando se mantiene actualizada, cuando se mantiene a la vanguardia en tecnología directiva y sobre todo cuando sus resultados de negocio así lo demuestran.

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