Juntas productivas usando el tablero de control

¿Cómo cumplir al cien por ciento con las metas estratégicas?

Hay quienes dicen que la primera piedra en una construcción es la más importante porque, de allí en adelante, todo va a marchar muy fluidamente. Otros dicen que no, que la piedra más importante es la última porque es mejor el final de la construcción que el principio. Hay muchas construcciones que se quedan sin concluir a pesar de haber inaugurado la primera piedra.

Pero ahora yo digo que la piedra más importante es la segunda y la tercera y la cuarta y todas las que sean necesarias para concluir exitosamente la construcción porque, lo más importante, es tener la disciplina de la continuidad y el seguimiento estrecho a lo planeado que garanticen la culminación exitosa del proyecto.

Igualmente ocurre en las organizaciones con la implantación de su Plan Estratégico. Puede haber dedicado el tiempo, la gente y los recursos suficientes a fin de año para diseñar el mejor plan que le permita alcanzar su visión y su misión de negocio y haber clarificado la estrategia, los objetivos, los indicadores y las metas estratégicas.

Pero si la organización, a lo largo del año, no dedica el tiempo suficiente a revisar que todas las etapas y actividades de mejora se están ejecutando según lo planeado, ¿qué cree que va a ocurrir con los resultados esperados? Hay altas probabilidades de que ese plan se quede solamente en un sueño y que muchos de los involucrados queden frustrados.

 

Buenas Prácticas para hacer Juntas Productivas

  1. Tener por anticipado un calendario de juntas mensuales, identificando los días, horarios y lugares de sesión. Es bueno definir una regla general y afinar la fecha específica. Por ejemplo, todos los segundos martes de cada mes, de 9:00 a 11:00 Horas, en la sala de juntas de la Dirección. 
  1. Incluir al Director General, a los Directores, Gerentes o responsables de área / proceso para asegurar que todos los “generales” se encuentran reunidos y todos presentan su informe y todos se enteran de lo que está ocurriendo en toda la organización. 
  1. Definir las reglas de operación del equipo directivo para que haya transparencia y claridad sobre la forma de trabajar. Es importante contestar preguntas como:

¿Quórum mínimo para hacer la junta?
¿Duración de la junta?
¿Puntualidad para iniciar y para terminar la junta?
¿Se puede invitar a alguna otra persona en alguna reunión específica?
¿Se puede fumar?
¿Se aceptan interrupciones?
¿Se puede chatear y estar conectado con la laptop?
¿Cómo designar al secretario?
¿En qué tiempo se debe entregar la minuta de acuerdos y tareas?
¿Si alguien falta debe enviar su tarea al secretario?
¿En qué fecha deben los directores y gerentes entregar los resultados de sus indicadores al secretario para que lo incluya en el tablero de control?
¿Deben traer los Directores y Gerentes evidencia y soporte de sus resultados?
¿El Secretario debe enviar el Tablero de Control previamente a la junta?

  1. Definir los roles de cada miembro del equipo directivo. Presidente: generalmente debe ser el Director General y es responsable de asegurar que todas las juntas sean productivas, fomentando una alta capacidad de análisis y de síntesis entre todos sus Directores y Gerentes. Secretario: generalmente la persona más cercana al Director General que puede hacer un seguimiento de los acuerdos y las tareas a lo largo del mes. Colaborador: todos los demás miembros del equipo directivo responsables de implantar el plan estratégico, ejecutar las acciones preventivas y correctivas asignadas y aportar ideas para mejorar el nivel de competitividad de la organización. 
  1. Tener una agenda predefinida con los temas a tratar. Por ejemplo: 

Hora

Responsable

Tema

Duración

9:00 AM Secretario Bienvenida y lectura de la Minuta anterior 10 min.
9:10 AM Directores y Gerentes Presentar la evidencia de la realización de las acciones preventivas y correctivas asignadas en la junta anterior 20 min.
9:30 AM Directores y Gerentes:

  1. Financiero
  2. Comercial
  3. Manufactura
  4. Operaciones
  5. Recursos Humanos
  6. Tecnología
Presentar los resultados de sus KPI´s (Key Performance Indicators) incluidos en el Plan Estratégico y en el Tablero de Control. Ver ejemplo al final de este artículo 60 min. (10 min. cada uno)
10:30 AM Directores y Gerentes Proponer acciones preventivas y correctivas para aquellos indicadores que no cumplieron con su meta al 100%. Usando la técnica del semáforo diríamos aquellos que están en “color rojo”. Ver ejemplo al final de este artículo 10 min.
10:40 AM Secretario Presentar el Tablero de Control con el resumen de las calificaciones mensuales y acumuladas. Ver ejemplo al final de este artículo 10 min.
10:50 AM Secretario Lectura y validación de la Minuta 10 min.
11:00 AM Director General Clausura de la junta mensual

 

  1. Hacer una Minuta al final de cada reunión que documente las calificaciones obtenidas en el Tablero de Control, los acuerdos y las acciones preventivas y correctivas a tomar a lo largo del siguiente mes para cumplir las metas al 100 por ciento. Una Minuta de entre una y tres cuartillas es adecuada. Ver ejemplo en el Anexo “A” de este artículo. 
  1. Asegurarse de que los Directores y Gerentes de área, junto con sus colaboradores, conocen, utilizan y dan seguimiento “diariamente” a sus correspondientes objetivos, indicadores, estrategias y actividades de mejoras incluidas en el Plan Estratégico y en el Tablero de Control. 
  1. Entregar los premios (bonos, regalos, etc.) obtenidos por los Directores, Gerentes y colaboradores (personal administrativo y operativo) en el cumplimiento de sus metas. 
  1. Trimestralmente, actualizar los cambios del medio ambiente (clientes, mercados, productos, competidores, aspectos políticos, económicos y sociales) para hacer los ajustes correspondientes en el Plan Estratégico. 
  1. Mantener informado a todo el personal sobre los resultados, el apego y el grado de cumplimiento del Plan Estratégico. 

La mejor forma de calificar el desempeño de un equipo directivo que tiene juntas productivas, es el porcentaje general de la calificación obtenida en el cumplimiento de todas las metas estratégicas. Es decir, un equipo productivo asegura el cumplimiento del 100% de sus objetivos estratégicos. Si una organización obtiene solamente un 80% en el cumplimiento de sus metas, esa es la misma calificación acerca de su desempeño.