La importancia de la Información y su resguardo

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¡Mis archivos!

¡Llevaba 3 horas trabajando en ese archivo y no lo encuentro!, ¿te ha pasado? En esta era en la que la gran mayoría de nosotros desempeñamos nuestro trabajo frente a una pantalla de computadora no es raro que hayamos escuchado o nos haya sucedido a nosotros mismos una desgracia como perder información.

Puede ser que hayamos perdido el reporte en el que estuvimos trabajando las últimas 3 horas por no guardarlo, o que la tragedia haya subido de nivel, qué decir si nuestro disco dura se ha dañado, ¿perdimos la información de los últimos 3, 4 o más años? ¿y si habláramos del disco del servidor de nuestra empresa? ¿cuánto estaríamos perdiendo?

El no poder recuperar la información de clientes ha ocasionado por duro que parezca la desaparición de algunas empresas.

De ahí la importancia de contar con buenos hábitos de almacenamiento y respaldo de nuestra información, hay que recordar que ningún medio es infalible por más nuevo, grande o avanzado que este sea.

¿Utilizas alguna herramienta en la nube?, la idea de este artículo no es decir cuál es la mejor, lo que queremos destacar es la importancia de tener en un lugar secundario y de fácil acceso nuestra información más valiosa.

En el caso de una persona, tal vez le duela perder las fotos de sus últimas vacaciones en Cancún, pero en el caso de una empresa, hay información que simplemente no podemos darnos el lujo de perder, como todo el aspecto contable – fiscal, o la información de los proyectos con nuestros clientes, o el desarrollo de un nuevo producto, o el diseño de la próxima campaña publicitaria.

Hay diferentes maneras de hacer un respaldo, desde el básico de conectar un disco duro externo (incluso una memoria USB) y hacer el clásico “copy / paste”, hasta algunos robotizados y programados para ejecutarse en ciertos horarios, todo dependerá de la infraestructura y de la cantidad de información a respaldar.

La información es el activo intangible más valioso que tenemos, así que la recomendación que hacemos es siempre tener un respaldo, en USB, en la nube, en un disco externo, en un servidor, etc. La recomendación también es tener un respaldo dentro de las instalaciones de tu oficina, y otro fuera, en un servidor remoto, en una caja de seguridad o hasta en la casa de alguno de los Directores.

Otro punto a considerar también es la rapidez con la que podamos recuperar la información, ya no es común y sin embargo todavía me ha tocado ver quién guarda sus archivos en discos de 3 ½”, pero regresamos al punto, ¿qué tan confiable es el acceso a esa información? ¿estará disponible cuando la utilicemos? ¿es seguro el lugar dónde está guardada?

Y cuando hablamos de seguridad, no solo nos referimos a que sea un lugar libre de polvo, humedad o algún riesgo físico, sino también a que sea un medio libre de virus, con accesos lógicos controlados y que sólo quién esté autorizado pueda acceder a la misma.

¿Cuánto invertir? Depende de nuestras necesidades y de nuestro presupuesto.

No lo dejes para después, el desastre no avisa. ¿cada cuánto debo hacer mi respaldo? Algunos dirán que diario, sin embargo, la mayoría de las ocasiones no tenemos el tiempo para hacerlo, así que la sugerencia sería, tan seguido como te sea posible, cada tercer día, cada semana, lo que te funcione y te permita continuar con tus actividades.

 Otro punto es que lo recomendable es incluso tener dos respaldos, aunque claro, es mejor uno que ninguno. Cuando hablamos de información también queremos destacar que, si bien es cierto que nuestra computadora almacena hasta el día de hoy la mayor parte de nuestro trabajo, también es importante tener un respaldo de nuestro Smartphone y de nuestra tableta. Ya que la información es mucho más valiosa que el equipo en sí.

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