La Importancia de la Información

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Siguiendo con las recomendaciones, y ya con una estadística más real* podemos ver que el tener un respaldo es una parte fundamental para recuperar la información y no detener (o no por mucho tiempo) la operación de nuestra empresa. Sin embargo, la seguridad abarca más allá de información, ahora está en auge el desarrollar un plan de riesgos, y no hablamos solamente de tecnología, se puede (o debe) incluir el riesgo financiero, operativo, físico, de inventario, y todo lo que pueda ocasionar una pérdida de recursos y tiempo para la empresa.

Las opciones para hacer respaldos son variadas, tenemos desde las memorias USB, que ahora ya son accesibles en capacidades de hasta 32 GB, las de mayor capacidad siguen siendo un tanto costosas, todo dependerá como lo comentábamos anteriormente de nuestras necesidades y de nuestro presupuesto. Otras opciones son respaldos en discos duros externos, en la nube (hay algunas opciones gratuitas como Mega que te ofrecen hasta 50GB, si necesitas más espacio lo puedes contratar).

Otro punto que debemos considerar es la seguridad de nuestro equipo, tal vez ya tenga unos 3 o 4 años, y aunque digas que todavía funciona adecuadamente, ¿le has hecho mantenimiento lógico y físico (software y hardware) recientemente? ¿tienes un buen antivirus y antispyware? ¿tus contraseñas son seguras? ¿tienes respaldo no sólo de tus archivos, sino de tus correos y accesos?

Regresando al tema de seguridad de la información, lo voy a enfocar también a la experiencia de la gente, tal vez tengamos en nuestra empresa a “Don Chuy”, que es alguien que lleva 30 años en la empresa, llego como mensajero, se fue ganando la confianza y le empezaron a dar más tareas, llevar a revisión las facturas (antes de que fueran electrónicas), hacer gestión de cobranza, hacer los movimientos en los diferentes bancos, pero, ¿Qué pasará cuando se jubile Don Chuy? Podemos decir: contrato a alguien que siga haciendo eso, sí, es cierto que habrá quien lo tenga que hacer, pero él ya tiene un amplio conocimiento de los clientes, las formas de pago, la personalidad, y la manera más rápida de tratar con cada uno de ellos. Sería bueno que tuviéramos un manual o algún documento dónde quede registrada toda la experiencia para capacitar a su sustituto.

¿Qué hay de la información que tienen todos los demás en la empresa? No queremos hablar de tragedias, lo que queremos es saber ¿qué vamos a hacer para que en caso de que alguien se vaya? de vacaciones, de incapacidad, o por circunstancias personales y que no nos deje parada la operación porque él o ella es el único que sabe cómo se hacen las cosas. Será muy bueno que por lo menos una vez al año revisemos los procedimientos de cada una de las áreas o procesos de la empresa, ¿están actualizados? ¿es la forma más eficiente de hacer las cosas? ¿podemos automatizar algún proceso? ¿cómo capacitaremos a alguien que llegue nuevo al área? ¿se tienen claros los objetivos? Toda esa información está en la mente de las personas, ¿cómo la vamos a respaldar y recuperar en caso de contingencia?

La opción que te puedo recomendar ampliamente para mantener la información corporativa al día, sin duda son los manuales de Políticas y Procedimientos, y haciendo el comparativo con los respaldos informáticos, hablaríamos de auditorías o pruebas para verificar que la información sigue estando actualizada y se puede acceder fácilmente a la misma.

Es importante que lo tengas en cuenta, ya sea que tengas poca o mucha información, toda es valiosa y si cae en las manos equivocadas puede ser peligroso. Ten la información a mano, resguárdala y sigue alimentando tus conocimientos y los de tu empresa para lograr tus objetivos.