3 Razones que impiden la elaboración de manuales de políticas y procedimientos.

manuales politicas

Tener manuales de políticas y procedimientos en una empresa es tan importante como respirar, comer y dormir para el ser humano. No importa si tu empresa es pequeña, mediana o grande, con o sin fines de lucro, local, nacional o trasnacional, familiar o institucional, joven o mayor, la mayoría necesita de manuales para sobrevivir y para crecer. Sin embargo, muy pocas empresas los tienen, ¿por qué? porque hay tres razones que les impiden a los empresarios, directivos y colaboradores hacerlos.

Uno. Sienten que son innecesarios.

El que las empresas estén facturando no significa que puedan crecer sin manuales de políticas y procedimientos. Porque ya sea de manera autodefinida o de manera consciente cualquier actividad del ser humano se realiza bajo una serie de procedimientos adoptados en la forma de normas, reglas, costumbres, tradiciones y protocolos. Incluso, hasta los rebeldes viven con la regla de “aquí no hay reglas”.

Al comparar a dos empresas que se dedican a la misma actividad empresarial ambas presentan una gran diferencia entre quienes tienen documentados sus manuales de políticas y procedimientos y quiénes solamente se apoyan en su instinto empresarial. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo tarda una vulcanizadora en cambiar las cuatro llantas? ¿10 minutos (600 segundos)? Y cuánto tiempo tarda un equipo profesional en una carrera de automóviles en cambiarlas? Tres segundos.

¿Notas la gran diferencia entre tener un procedimiento documentado y perfeccionado contra solamente hacer un buen esfuerzo individual o colectivo? Si este ejemplo lo extrapolamos a los procesos de tu empresa te darás cuenta que incrementar ventas, utilidades y clientes es bastante fácil para quién tiene manuales, mientras que incrementar ventas, utilidades y clientes es bastante difícil para quién no tiene manuales.

Así que tú que decides, ¿en tu caso particular necesitas tener manuales documentados para que tener buenos resultados? ¿te dan valor en tu negocio? ¿harán la diferencia ante tus clientes, competidores y sociedad? ¿Contribuirán al incremento de tus ventas y utilidades?


Dos. No saben cómo hacerlos.

Como todo en la vida hasta vender requiere de un conocimiento específico. Si alguien requiere hacer sus manuales necesitan conocer el ABC que les ayude a tener documentos prácticos que le faciliten a la empresa alcanzar los objetivos y resultados para los cuales fueron diseñados. Hasta las definiciones básicas son importantes. Por ejemplo, ¿qué diferencia hay entre política y procedimiento? Política es una directriz autorizada que facilita la toma de decisiones en el 90 o 95% de los casos.

Procedimiento es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente los pasos que siguen dos o más personas para realizar un trabajo. Por lo tanto, la política solamente dice lo que se debe hacer mientras que los procedimientos dicen cómo se hace el trabajo. Por ello, toda política debe tener un tren de aterrizaje basado en procedimientos y todo procedimiento debe tener un contexto basado en una política.

Una política sin procedimientos es un sol sin tierra y un procedimiento sin política es una tierra sin sol. Si aprendes a hacer manuales tendrás el trampolín perfecto para hacer que tu empresa salte a más y mejores alturas. Para que un manual este completo debe contener cuando menos los siguientes 10 documentos: organigrama, perfiles de puesto, descripciones de puesto, mapeo de proceso, plan de calidad, política, métodos, procedimientos, formatos y especificaciones.

¿Te hace falta saber qué es cada tipo de documento? ¿Te hace falta alguno de ellos? ¿Necesitas entender cómo se complementa cada documento con los demás? ¿Quisieras saber cómo se elabora cada documento y cómo se integran los manuales para que sean efectivos?


Tres. Se los imaginan muy complicados.

Entre utilizar una carretera libre o utilizar una autopista de cuota ¿cuál prefieres? La mayoría de nosotros preferimos el camino recto y la autopista de cuota porqué ella nos llevará más rápido y más seguro a nuestro destino. Igualmente, las políticas y procedimientos se diseñan para cumplir con sus resultados de una manera más efectiva. Es más sencillo utilizar un camino claramente definido que utilizar la improvisación que te puede llevar por un camino lleno de sorpresas y de contingencias.

Las reglas escritas están listas para ser analizadas y mejoradas, mientras que las que están en la mente de la gente no se pueden ver, ni tocar, ni corregir. Es más complicada la improvisación que la clarificación. ¿Te gustaría simplificar tu burocracia interna e incrementar tu efectividad empresarial?

Firma Bloog