Las ventajas de la normalización y la estandarización

  • ¿Por qué hay que repetirle a la gente dos o tres veces las cosas para que las hagan?
  • ¿Por qué los de nuevo ingreso duran poco en la empresa?
  • ¿Por qué hay tantos conflictos dentro de las organizaciones?

¿Te gusta viajar? ¿cuántas ciudades conoces dentro de tu país? ¿cuántos países diferentes conoces? ¿cuantos amigos extranjeros tienes? ¿cuántos lenguajes hablas?

Si analizas estas preguntas te darás cuenta de que hay tantas, pero tantas diferencias en el ser humano que podríamos pensar que lo más fácil es no poder comunicarnos. Sin embargo, en su inteligencia el hombre ha sido capaz que definir desde siglos atrás métodos, lenguajes, símbolos y herramientas que facilitan el mutuo entendimiento. En tiempo presente diríamos que estamos llegando a una época en la cual casi todo está regido bajo alguna norma y casi todo dentro de las sociedades está regido por constituciones, leyes, reglas, reglamentos, sistemas de gestión empresarial, sistemas de gestión de la calidad, sistemas de gestión ambiental, sistemas de gestión de seguridad e higiene, sistemas de gestión documental, de tal manera que al apegarse y cumplir con ellos hace que estemos dentro de lo justo, lo correcto y lo aceptable.

Lo que pasa en el mundo, pasa en las ciudades, en las colonias, en la cuadra, en las casas y hasta dentro de las organizaciones. Al tener tanta diversidad de personas tú puedes encontrarte con diferentes niveles económicos, diferentes niveles educativos, diferentes niveles culturales, incluso no tan sólo personas de diversas nacionalidades sino también personas de diferentes regiones del país. Y todo este colorido social les ofrece a los empresarios y directivos el reto de estandarizar la forma de trabajar y la forma de comunicarse dentro de su organización.  Es decir, tomando en cuenta las historias de éxito y de fracaso de la propia organización al paso de los años se pueden y deben definir reglas que permitan estandarizar la cultura organizacional.

Cuáles serían algunas de las ventajas de la normalización y la estandarización dentro de tu negocio, con o sin sistemas de gestión.

  1. Tienes un lenguaje común. Te permite el entendimiento entre todas las partes. Por ejemplo, cuando tú dices la palabra “eficiente” dentro del diccionario de la organización todo mundo debería entender que se quiere decir “aprovechar al máximo los recursos asignados a un área”. Otro ejemplo cuando tú vas a alguna farmacia o algún punto de venta que tiene un método y un protocolo de venta te van a decir cuando menos 3 cosas: a) te van a saludar, b) te van a preguntar si encontraste todo lo que buscabas, y c) te van ofrecer un producto complementario.
  2. Tienes un lenguaje técnico. Si hablaras por ejemplo de maquinaria, equipo, herramienta, software y hardware tendrías la ventaja de una compatibilidad plena entre todas estas herramientas que te permitirían hacer el trabajo de una forma muchísimo más fluida.
  3. Tienes contacto con el mundo. Si estas reglas trascienden las fronteras de tu empresa entonces la comunicación con tus proveedores y con tus clientes es mucho más fácil porque todos tendrán un entendimiento de las condiciones bajo las cuales se llevan a cabo las relaciones comerciales. Por ejemplo, los INCOTERMS utilizados en comercio exterior es una lista de conceptos perfectamente entendidos por todos los que importan y exportan independientemente de las costumbres de cada país.
  4. Puedes implementar mejores prácticas empresariales. Si utilizas normas o estándares nacionales o internacionales realizados por terceros (sistemas de gestión de calidad, ambiental, de seguridad e higiene, empresariales) te vas a ahorrar muchísimos años de trabajo, muchísimos errores, y mucho tiempo de prueba y error porque estarás incorporando rápidamente tu negocio al nivel de organizaciones de primer nivel.

Con normalización y estandarización dentro y fuera de tu empresa podrás tener una conversación fluida de tú a tú con otras personas, empresas y organizaciones. Sin normalización y estandarización todos los días tendrás piedras en el camino que te dificultarán llegar rápidamente a tu destino.