Obtén un buen servicio de asesoría – paso 3 de 5

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TERCER PASO: RECABAR INFORMACIÓN

En este paso, la empresa ya va a tener suficiente información para tomar una decisión respecto al consultor que mejor puede llevar a cabo el proyecto requerido. El propósito de este paso es que la empresa seleccione al consultor con la capacidad técnica y humana que le asegure el éxito del proyecto en el tiempo deseado. Las actividades principales que debe realizar el empresario y/o directivo en la presentación de la propuesta son:

Dedicar el tiempo y la atención necesarios para que el consultor presente y explique detalladamente su propuesta. Darle las facilidades técnicas para que el consultor presente su propuesta: sala de juntas cómoda y bien iluminada, retroproyector, cañón, computadora, pantalla, televisión, videocasetera, etc.

Asegurar que todos los directivos directamente involucrados en el proyecto y/o en la decisión estén presentes en toda la reunión y puedan aclarar todas las dudas que puedan surgir. Interesarse en las explicaciones adicionales que proporcione el consultor.

Darle al consultor una fecha máxima en la cual se tomará la decisión de contratación del consultor seleccionado.

Informarle al consultor cualquier decisión tomada, aunque no sea favorable para él. Lo mínimo que la empresa puede hacer por las molestias que el consultor se tomó en acudir a la entrevista inicial, en hacer la detección de necesidades y en acudir a la presentación de su propuesta, es darle las gracias. Siempre es bueno mantener la cordialidad con todos los consultores, pues nunca se sabe cuándo podamos volver a necesitar su ayuda. Además, la empresa que utiliza servicios de consultoría sabe la importancia de mantener una buena imagen y prestigio como empresa agradecida que valora los productos y servicios de todos sus proveedores, incluidos los consultores.

Las actividades principales que debe realizar el consultor en la presentación de su propuesta son:

  •  Confirmar oportunamente el día, la hora, la duración y el lugar de la cita.
  • Proporcionar una copia escrita de la propuesta para cada uno de los directivos de la empresa que van a estar presentes en la presentación de la propuesta.
  • Llevar la propuesta en acetatos o en Power Point, para facilitar la explicación de cada punto. Explicar clara y detalladamente los puntos más importantes de la propuesta. Aquí se debe incluir también la presentación del reporte de la detección de necesidades.
  • Contestar directamente cada una de las preguntas de los asistentes.
  • Enfatizar los argumentos que harán que el sueño de la empresa se convierta en realidad, a través de la correcta implantación del proyecto.
  • Destacar las ventajas de esta propuesta y la capacidad técnica y humana para lograr que el proyecto sea implantado exitosamente. Ajustarse al tiempo concedido por la empresa para hacer la presentación. Poner información adicional a disposición de la empresa.
  • Obtener de la empresa una fecha compromiso en la cual se tomará la decisión. Mantener el contacto con la empresa.

Cuando ya se han tenido las presentaciones de los consultores involucrados, los directivos y el personal que toma la decisión de contratación revisarán detalladamente cada propuesta a través de deliberar, dar sus puntos de vista, evaluar la calidad de los consultores y determinar sus niveles de empatía y compatibilidad personales. Una decisión de la empresa podría ser la de negociar y contratar a uno de los consultores evaluados. Otra decisión, en caso de no estar satisfecho con los consultores evaluados, sería la de repetir el proceso con otros nuevos y mejores consultores y seleccionar al más adecuado.

El consultor que llegó hasta este paso, sin duda, está muy interesado en colaborar con la empresa y solamente espera de ella su decisión para empezar a trabajar. Dado que en este proceso de contratación de un consultor se invierte sobre todo mucho tiempo y esfuerzo, es conveniente que cada paso se realice con la calidad debida.

No vale la pena invitar a consultores que el empresario y/o directivo sabe desde el principio que van a quedar fuera de toda posibilidad. Tampoco se vale que un consultor presente una propuesta muy sofisticada y exageradamente cara, con el propósito de deshacerse de una empresa incómoda. Lo mejor es que ambas partes sean transparentes en sus promesas a lo largo de todo el proceso de selección y contratación.

Firma Bloog