Obtén un buen servicio de asesoría – paso 4 de 5

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CUARTO PASO: LA NEGOCIACIÓN 

Este paso se realiza con el consultor seleccionado. El propósito de la negociación es formalizar el contrato bajo el cual se regirá la relación de trabajo entre la empresa y el consultor. Las actividades principales que realizan la empresa y el consultor en la negociación son:

  • Detallar las etapas y actividades de todo el proyecto de consultoría.
  • Definir las horas de capacitación, las horas de consultoría, las sesiones de trabajo y la frecuencia de las visitas del consultor a las instalaciones de la empresa.
  • Programar y agendar las actividades más importantes del proyecto.
  • Validar el costo total del proyecto, la forma de pago, el monto del anticipo, el monto de las igualas o los pagos programados, el mecanismo de cobro (facturas, recibos de honorarios), el tipo de pago (contado, 30 días, 60 días).
  • Definir las responsabilidades de la empresa y las responsabilidades del consultor.
  • Enlistar los materiales, recursos y equipo que proporcionará la empresa.
  • Enlistar los materiales, recursos y equipo que proporcionará el consultor.

Validar las cláusulas del contrato: de la duración, del costo, de las finanzas, de la forma de pago, del tiempo extra, de la tecnología, de los consultores involucrados, de las modificaciones, de la rescisión del contrato, de servicios adicionales, de los derechos de autor, de la confidencialidad, de la interpretación, etc.

Firmar el contrato.  Definir fecha y forma de arranque del proyecto. Aun cuando la negociación es un paso que se realiza en términos cordiales y de manera muy ágil, sí es muy importante que tanto la empresa como el consultor incluyan todos los temas o tópicos que a su juicio ameriten un acuerdo escrito.

En lo relacionado con los honorarios existen seis formas básicas de pago:

  • Por proyecto con igualas fijas. El costo total del proyecto se divide en los meses que va a durar el proyecto, de tal forma que aunque los pagos son iguales, la cantidad de trabajo puede ser variable a través del tiempo en función de las etapas y actividades involucradas.
  • Por proyecto con igualas variables. El costo total del proyecto se va pagando poco a poco en función de las horas y actividades que el consultor va desarrollando mes a mes. Esto implica que en los meses de poco trabajo es bajo el pago y en los meses de mucho trabajo es alto el pago.
  • Por objetivo cumplido. El proyecto se divide en objetivos y a cada uno de ellos se le asigna un pago en función de su importancia relativa. El objetivo se paga solamente si el consultor logra que la empresa llegue a su meta establecida. Cuando la meta se alcance se le proyecto objetivos paga al consultor. Si no la alcanza, no se le paga. Es decir, objetivo cumplido, objetivo pagado, objetivo no cumplido, objetivo no pagado.
  • Por obra determinada. Aunque pueda haber un proyecto con objetivos específicos, el consultor asesora a la empresa algunas horas o días, definidos por semana o por mes durante todo el tiempo contratado (tres, seis o doce meses).
  • Por comisión sobre resultados. Cuando la empresa está de acuerdo en pagarle al consultor un porcentaje (fijo o variable) sobre el excedente de una meta preestablecida.

9b1dc47eedecfPor ejemplo, si el objetivo de la asesoría es llegar a ventas superiores a 1000, la empresa pagará 5% de la venta adicional. De tal forma que si con la asesoría se lograron ventas de 1200, entonces el consultor se le pagarán 10 (200×0.05). Incluso, como en el caso de las comisiones de vendedores podría haber un esquema variable para diferentes rangos de venta. En fin se podría hacer cualquier esquema que fuese atractivo para ambas partes. Pero por supuesto, todos estos parámetros deben ser perfectamente definidos, entendidos y negociados.

Cabe hacer mención que el servicio de asesoría debe incidir directamente sobre el resultado a evaluar y el porcentaje de comisión debe ser cuidadosamente analizado para que no sea ni raquítico ni exagerado. Esta forma de pago exige una dedicación intensa del consultor para alcanzar los resultados negociados. Aquí el consultor trabajará más por resultados que por tiempo dedicado al proyecto.

Una combinación de las cinco anteriores. En cualquier caso la empresa debe incluir dentro de los egresos de su flujo de caja los honorarios y gastos derivados de los servicios de consultoría y/o capacitación involucrados en el proyecto correspondiente.

Algunos de los principales rubros a tomar en cuenta en el flujo de egresos por concepto de asesoría son:

  • Honorarios del consultor
  • Sueldos del personal dedicado cien por ciento al proyecto.
  • Renta de instalaciones (hoteles, salas de capacitación, salas de juntas).
  • Gastos de transportación, hospedaje y viáticos.
  • Compra o renta de equipo (maquinaria, computadoras, televisores, videocaseteras, cañones).
  • Compra de software.
  • Papelería en general.

En ocasiones, cuando el proyecto de consultoría es muy pequeño y ya se conoce al consultor, en lugar de un contrato formal con cláusulas, la relación se puede formalizar con la asignación de una orden de compra y con el primer pago de la empresa al consultor. Sin embargo, siempre es conveniente dejar por escrito todos los acuerdos bajo los cuales se formalizará el proyecto de consultoría. Nunca se sabe lo que pueda ocurrir en el futuro con la empresa o con el consultor. Además, ahora con la disciplina y formalidad que están fomentando las NORMAS ISO 9000 es bueno que la empresa tenga el buen hábito de documentar sus acuerdos con todos sus proveedores.

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