Planeación Estratégica | Mejorar la eficiencia de las organizaciones a través de una BPM 1a. parte

Por: Alex Lugo / Fuente: Club BPM

¿Qué es BPM?

Ver la empresa desde la perspectiva de los procesos:

  • 60 % Una forma de mejorar la gestión de las organizaciones.
  • 40% Un conjunto de tecnologías, que permiten implementar estas mejoras.

La tecnología BPM posibilita y facilita una óptima aplicación de una gestión basada en procesos.

La automatización de un proceso supone une fase más dentro del análisis y mejora del mismo con resultados diferenciales.

El ciclo de mejora continua en BPM

Las fases básicas de trabajo con los procesos mediante la utilización de tecnología BPM serán el modelado (documentación, difusión, …), el análisis (simulación, …), la ejecución, la monitorización y la optimización de los mismos.

La aplicación de BPM es clave para organizaciones con la necesidad de:

  • Mejorar la definición y el conocimiento de su cadena de valor: procesos clave, estratégicos y de soporte.
  • Replantear su negocio para sobrevivir.
  • Mejorar sus procesos, pero no saben cuál es el camino adecuado.
  • Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.
  • Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas áreas de negocio: plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes, necesidad de aumentar la producción, etc.
  • Detectar problemas: la organización desconoce si está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.
  • Mejorar la coordinación y comunicación entre las distintas áreas.
  • Implantar normativas / estándares vigentes (ejemplo: ISO 9000:2000).
  • Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.
  • Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes, proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.
  • Fusionarse con otra empresa…

Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante la aplicación de BPM son:

  • Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.
  • Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad ante los retos del entorno.
  • Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.
  • Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.
  • Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.
  • Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.
  • Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.

Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:

  • Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio.
  • La información no fluye entre departamentos. Se pierde información y no se sabe quién debe realizar cada una de las tareas.
  • El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución. No existe información fiable para poder tomar decisiones.
  • La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización.
  • El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y en manos de unas pocas personas.
Ciclo de implantación de una suite BPM
  • Para asegurar el éxito de una implantación BPM es necesario tener en cuenta los siguientes factores críticos de éxito:
  • Compromiso personal del equipo tanto técnico como de negocio
  • Seguimiento y apoyo de la Dirección.
  • Objetividad y experiencia del equipo de proyecto.
  • Abordar la implantación en diferentes etapas, empezando con procesos sencillos pero con alta repercusión.
  • Marcar objetivos claros y hacer el seguimiento necesario para conocer el grado de consecución de los mismos.
  • Llevar a cabo simulaciones de diferentes escenarios hasta llegar al óptimo (dinamismo).
  • Implantar una dinámica de aprendizaje y mejora continua hacia la excelencia, gracias a las facilidades aportadas por BPM.
  • Comunicación externa e interna durante el proyecto y tras su finalización.
  • Facilitar la implantación mediante una correcta gestión del cambio.

La implantación de BPM aporta los siguientes beneficios:

  • Automatizar de forma ágil y ordenada uno o varios procesos de negocio.
  • Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.
  • Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.
  • Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización
  • Cuellos de botella
  • Reparto de la carga de trabajo.
  • Eliminar actividades que no generan valor
  • Eliminar duplicidades
  • Reducir movimientos de documentos e información
  • Minimizar aprobaciones y revisiones
  • Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.
  • Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
  • Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
  • Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.