Manuales de Políticas y Procedimientos | 10 Preguntas Clave

Los Manuales de Políticas y Procedimientos son útiles en la medida que hay conciencia de tener una organización orientada a la calidad y a la obtención de resultados. En organizaciones que aceptan como normal la improvisación y la anarquía, no necesitan tener Manuales de Políticas y Procedimientos. Pero alguna vez se a hecho las siguientes preguntas:

 

  1. ¿Se percibe mucha acción y pocos resultados en las áreas? ¿Los accionistas y/o los clientes están insatisfechos con los resultados obtenidos?
  2. ¿Hay poco análisis y discusión madura dentro de las juntas de trabajo?
  3. ¿Hay demasiada información, muchos reportes y pocos resultados de alto impacto?
  4. ¿La gente anda a la deriva sin tener objetivos, indicadores y metas definidas?
  5. ¿Falta sinergia y apoyo entre las áreas para alcanzar objetivos que contribuyan al incremento de competitividad de la organización?
  6. ¿Hay muchas oportunidades en el mercado que no se detectan o que no se aprovechan adecuadamente? ¿Hay muchos proyectos que se quedan a medias?
  7. ¿Hay mucho desperdicio organizacional derivado de la estructura organizacional, de la indefinición de puestos, de la indefinición de políticas y procedimientos, de la poca orientación a resultados y de una cultura organizacional más familiar que institucional?
  8. ¿La organización desconoce el grado en que está mejorando año con año su nivel de competitividad?
  9. ¿A la organización le gustaría contar con algún modelo organizacional que le sirva de guía para incrementar su desempeño económico y su desempeño organizacional?
  10. ¿Los accionistas perciben lentitud en los resultados obtenidos y/o pocos resultados en función de la inversión organizacional?

Si la mayoría de las respuestas son afirmativas, probablemente sea el tiempo adecuado para iniciar con la elaboración de los Manuales de Políticas y Procedimientos porque, además de alinear y balancear los procesos de negocio, se identificarían y capitalizarían más rápidamente las oportunidades de negocio.

Si la mayoría de las respuestas son negativas, probablemente la organización tenga un buen desempeño y podría no requerir de Manual de Políticas y Procedimientos formal, sólo necesita seguir conservando el estilo de liderazgo y la cultura organizacional.

Que la organización reconozca el valor de documentar sus actividades y procesos. ¿Se imagina usted al mundo y a las ciudades sin mapas? No, ¿verdad? Sin mapas, viviríamos permanentemente perdidos (o con una buena memoria), reconociendo solamente los caminos en base de muchas pruebas y error. Igualmente, sin manuales, cada colaborador descubre diariamente su propio camino usando su instinto, algunas veces, dando vueltas en el mismo lugar sin avanzar; otras, caminando en un laberinto sin salida y, otras (las afortunadas), llegando rápidamente a la meta.

Los mapas son útiles por el valor que les dan a los ciudadanos y a los viajeros de cada ciudad. Los manuales son útiles por el valor y ayuda que les brindan a las organizaciones y a sus colaboradores para alcanzar sus metas. Lo más difícil es dar el primer paso para su elaboración; lo demás, es fácil.

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