Manuales de Políticas y Procedimientos | Cómo desarrollo documentos controlados

En la cuarta etapa el líder del proyecto trabaja con capacitación y consultoría, tanto en sesiones individuales como grupales, para trabajar de manera continua durante las varias semanas que tengan disponibles para terminar los manuales. Cada director o gerente de proceso debe medir el avance de cada uno de sus documentos, por lo menos una vez al mes, así como el líder del proyecto debe hacer una presentación al equipo directivo de los avances en todos los manuales de políticas y procedimientos, las áreas que van en tiempo y forma, y las áreas retrasadas.

Uso de los procedimientos maestros para elaborar manuales de políticas y procedimientos para elaborar cada documento controlado se deben utilizar los procedimientos y formatos maestros. Sin embargo, si hace falta que a todos los responsables de elaboración, revisión y aprobación de documentos se les explique nuevamente cada uno de los procedimientos y formatos maestros, se puede hacer un repaso y empezar a hacer ejemplos reales para una mejor comprensión. Como dice la frase célebre: Si escucho, olvido; si veo, recuerdo; pero si hago, aprendo.

Opciones para elaborar los manuales de políticas y procedimientos Un proyecto de elaboración de manuales de políticas y procedimientos implica trabajo en equipo y tiempo. A continuación, sugerimos opciones para el desarrollo de estos:

Primera opción. Que cada persona elabore sus documentos, de manera individual, en sus tiempos libres tanto en el trabajo como en su casa.

Ventaja: cada quien trabaja a su propio ritmo. Desventaja: puede haber muchos retrasos por correcciones y lentitud en el desarrollo de los documentos.

Segunda opción. Que las personas de un mismo proceso o área trabajen todas las semanas en tiempo, día y hora definidos. Por ejemplo, el área de ventas podría reunirse varias horas los miércoles en la sala de juntas para trabajar en orden y por prioridades hasta que termine de elaborar todos los documentos que le corresponden.

Ventaja: todos los conocedores de un proceso están juntos y pueden ir enriqueciendo los documentos.

Desventaja: hay que asegurarse de que todos participen en el mismo horario, sin interrupciones ni llamadas telefónicas.

Tercera opción. Que las personas encargadas de dos o más procesos trabajen todas las semanas en tiempo, día, y hora definidos. Por ejemplo, todos los responsables de elaborar documentos podrían reunirse varias horas los sábados en la sala de juntas todas las semanas para trabajar en orden y por prioridades hasta que terminen de elaborar todos los manuales.

Ventaja: todos pueden ver los ejemplos reales de otras personas y cómo se relacionan sus documentos con los de otros procesos.

Desventaja: hay que asegurar que todo el equipo esté comprometido a ayudarse.

Cuarta opción. Designar a una persona o equipo de personas de la propia organización, de tiempo completo, para que elabore todos los manuales de políticas y procedimientos.

Ventaja: los miembros de la organización no pierden tiempo elaborando documentos.

Desventaja: hay que prescindir de la persona o del equipo de personas durante el tiempo que dure el proyecto.

Quinta opción. Contratar a un despacho de consultoría para que elabore todos los manuales de políticas y procedimientos.

Ventaja: los miembros de la organización no pierden mucho tiempo elaborando documentos y sólo proporcionan información.

Desventaja: el costo seguramente será mayor por tener, cuando menos, un consultor en la duración del proyecto de elaboración.

Cualquier proyecto de elaboración de manuales de políticas y procedimientos, implica un trabajo en equipo y terminarlos es como quitarse una piedra del zapato. Por ello, entre más pronto se termine el proyecto y la gente regrese de tiempo completo a sus funciones a implantar las mejoras, será más productivo.

Estrategias para asegurar el éxito de su elaboración

  1. El líder del proyecto combinará actividades de capacitación y consultoría a lo largo del proyecto, tanto en sesiones individuales como grupales, previamente agendadas con cada uno de los involucrados.
  2. La organización proporcionará un equipo de líderes internos de todas las áreas con conocimientos y experiencia en todos los procesos, quienes serán el principal vínculo de comunicación, información y validación con el líder del proyecto.
  3. La organización y el líder del proyecto trabajarán conjuntamente a lo largo de este plan de consultoría para elaborar, revisar y aprobar las políticas y los procedimientos y documentos controlados de cada proceso incluido en cada una de sus direcciones, gerencias y jefaturas.

Cada mes, el líder del proyecto presentará al equipo directivo de la organización un reporte de avances para asegurar el cumplimiento, en tiempo y forma, de los respectivos manuales de políticas y procedimientos.