Manuales de Políticas y Procedimientos | Cómo elaborar y controlar documentos

La tecnología directiva es indispensable para que una organización continúe su desarrollo. Por ello, en muy importante que aproveche en primer lugar los conocimientos y experiencia de sus colaboradores, documentándolos adecuadamente a través de MANUALES de Políticas y PROCEDIMIENTOS, en segundo lugar, es muy importante que decida cual de toda la gama de técnicas que hay en el mercado es la que en este momento necesita, porque no todas las técnicas le son útiles el día de hoy (mañana tal vez si).

La selección de tecnología está en función de:

  1. De sus niveles de ventas y utilidades.
  2. De sus ventajas competitivas.
  3. La actual posición competitiva de la organización.
  4. De la agresividad de sus competidores.
  5. De la actual recesión del mercado,
  6. De la capacidad y calidad de los recursos (técnicos, humanos, económicos) con que cuenta, y sobre todo,
  7. De los deseos de superación.

Una técnica es buena en función de que subsane las actuales necesidades de la organización y le de resultados en el corto plazo. ¡Sí! Una buena técnica debe empezar a dar resultados desde el principio. Una organización que se preocupa por alcanzar sus resultados de negocio y por su salud, toma la iniciativa para mantenerse sana y revitalizada. ¡Esperar que una organización sane por sí sola, puede ser mortal! ¡Hoy en día hay pocos milagros!

DEFINICIONES

MANUAL. Es un libro que contiene lo más sustancial de un tema.

MANUAL DE POLÍTICAS. Es el libro que contiene las Políticas que describen las directrices y responsabilidades de todas las personas que participan directamente dentro de los procesos de la “organización”.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Es el libro que contiene los Procedimientos que describen paso a paso la forma como se hace el trabajo de cada proceso dentro de la “organización”.

POLÍTICA. Es el conjunto de directrices, lineamientos, responsabilidades sobre un tema específico, autorizados por la Dirección General.

La POLÍTICA indica solamente el “QUÉ HACER” A cada POLÍTICA le corresponde cuando menos un PROCEDIMIENTO

MÉTODO / INSTRUCTIVO DE TRABAJO. Es la guía detallada que muestra ordenada y secuencialmente los pasos que sigue una persona para hacer un trabajo.

PROCEDIMIENTO. Es la guía detallada que muestra ordenada y secuencialmente los pasos que siguen dos o más personas para hacer un trabajo.

El MÉTODO y El PROCEDIMIENTO dicen “CÓMO HACER” el trabajo.

A cada PROCEDIMIENTO le corresponde cuando menos una POLÍTICA

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR DOCUMENTOS CONTROLADOS / EJEMPLO:

FECHA DE APROBACIÓN / REVISIÓN:

ELABORÓ:

APROBÓ:

PROPÓSITO

Estandarizar la elaboración de todos los documentos controlados que se desarrollen dentro de la empresa

PROCEDIMIENTO

1 El elaborador del documento:

1.1 Solicita al Gerente de Recursos Humanos el CÓDIGO consecutivo del DOCUMENTO CONTROLADO que le corresponde de acuerdo a la Lista Maestra de Documentos Controlados “FOR – 002 – RH”. Este CÓDIGO se genera de acuerdo a la siguiente tabla.

Primera Sección: Nombre del Documento controlado:

POL =     Política             PRO =     Procedimiento                ESP =     Especificación

INS =      Instructivo de Trabajo o Método                            FOR =     Formato


Segunda Sección: Número consecutivo de tres dígitos

Del 001 al 999 correspondiente al número de documento controlado dentro de “LA EMPRESA”


Tercera Sección: Área emisora del documento:

DG =      Dirección General                                           DV =      Dirección de Ventas

DAF =    Dirección de Administración y Finanzas DM =     Dirección de Manufactura

DS =       Dirección de Sistemas                                   RH =      Gerente de Recursos Humanos


1.2 Elabora el Documento Controlado en el formato autorizado para el desarrollo de documentos controlados de acuerdo al siguiente contenido:

PARA POLÍTICAS

  • Nombre (de la Política): “Política para …
  • Código Página
  • Revisión No. :0, emisión nueva; 1, primera revisión; 2, segunda revisión; etc.
  • Elaboró (nombre) Aprobó (nombre)
  • Propósito (de la Política)
  • Política: Responsabilidades
  • Documentos de Referencia

PARA PROCEDIMIENTOS

  • Nombre (del Procedimiento): “Procedimiento para …
  • Código Página
  • Revisión No. :0, emisión nueva; 1, primera revisión; 2, segunda revisión; etc.
  • Elaboró (nombre) Aprobó (nombre)
  • Propósito (del Procedimiento)
  • Diagrama de Flujo
  • Procedimiento
  • Documentos de Referencia