Manuales de Políticas y Procedimientos | Qué son los diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de métodos y procedimientos debido a que, por su sencillez gráfica, permiten ahorrar muchas explicaciones.

Al principio, algunos directivos y responsables de área piensan que estos diagramas, además de ser muy complicados, son solamente para los ingenieros. Esta percepción es cierta, dada la falta de costumbre en su uso. Sin embargo, su aprendizaje es tan sencillo, que cualquier persona, en menos de una hora haciendo un ejercicio en una hoja de papel, puede descubrir fácilmente el valor y utilidad de esta herramienta.

– Proporcionan una comprensión del conjunto. Cuando los miembros de un equipo conocen perfectamente su parte del proceso, pero no conocen bien el proceso completo, el diagrama de flujo les suministra la información que les hace falta, logrando así una mejor comprensión. Una figura dice más que mil palabras.

– Facilitan la comunicación. Los diagramas de flujo hacen que una persona o equipo expliquen (sin tantas palabras ni confusiones) el proceso a otras personas y departamentos.

– Descubren los clientes ignorados previamente. Algunos equipos se enfrentan con la sorpresa de que se hacen muchos planes sin haber identificado primero a todos los clientes importantes. Todos asumen que todo el mundo sabe quiénes son los clientes pero resulta que, sin la disciplina de la preparación del diagrama de flujo, se pueden ignorar o pasar por alto algunos clientes internos muy importantes. En el caso de procesos críticos es vital identificar claramente a todas las personas o departamentos involucrados.

– Descubren las oportunidades para mejorar. La mayoría de los diagramas de flujo exhiben subprocesos o ciclos que son necesarios para ocuparse de las actividades excepcionales y sin estandarizar. Incluso, se detectan muchas actividades que no le agregan valor a la organización por lo que, al momento de documentar los procesos, debemos cuestionar la realización de este tipo de actividades. Por ejemplo, una empresa de manufactura hace inspección de materias primas porque no tiene proveedores confiables o repite dos o tres veces la revisión de un mismo documento para asegurarse que no contenga errores. Todos estos ciclos deben eliminarse. Las actividades de transformación del producto o servicio sí ofrecen un valor. Las actividades como inspeccionar, mover, transportar, almacenar y demorar no le dan valor a la organización por lo que, en la medida de lo posible, hay que minimizarlas o eliminarlas.

– Hacen más fácil establecer los límites. Cuando nos ponemos a planificar o planificar algún proceso, pronto nos damos cuenta de que tenemos que establecer un límite a nuestra tarea. La razón se debe a que cada proceso interactúa con algunos de los otros procesos dentro y fuera de la organización. Y esos otros se intercalan, además, con otros procesos. Por último, todos los procesos de la organización se ven afectados. Pero los efectos disminuyen conforme más nos alejamos de nuestra tarea específica.

Es imposible llevar estas interacciones hasta el final, pues acabaríamos por planificar el trabajo de toda la organización (los manuales sí son los que documentan todo este trabajo). Por tanto, es necesario establecer un límite según el nombre del procedimiento y del alcance; abarcar hasta donde nos indique el sentido común. Los diagramas de flujo proporcionan una ayuda gráfica para establecer los límites.

Es común que para elaborar un procedimiento primero se elabora el diagrama de flujo.