Para facilitar el entendimiento y desarrollo de las Políticas, se ha desarrollado una técnica a la que se le ha llamado “LA TÉCNICA DEL LIBRETO”, que consiste en presentar secuencialmente “quién” hace “qué” actividades.
LA TÉCNICA DEL LIBRETO se compone de tres partes:
Primera parte. Mencionar al actor (persona que va a realizar la(s) actividad(es)). Se debe poner el puesto de la persona, no su nombre de pila. Por ejemplo, se debe decir, el Gerente de Recursos Humanos, el promotor de ventas, el auxiliar de contabilidad, el supervisor de la máquina 2, el encargado del almacén de producto terminado, etc.
Segunda parte. Asignar un número consecutivo de la actividad a desarrollar por cada actor que va interactuando en la Política.
Tercera parte. Describir la actividad que realiza el actor, iniciando siempre con un verbo de acción, indicando con la mayor precisión posible en cada actividad, las Responsabilidades que le tocan desarrollar dentro de la Política correspondiente.
La codificación de Políticas Controladas de acuerdo al Procedimiento Controlado para elaborar Políticas nuestra propuesta para la codificación de Políticas Controladas se forma de tres secciones:
Primera Sección: Formada por las letras “POL” que indican que el documento es una política. Cuando se tengan más documentos controlados se utilizarán las letras correspondientes que rápidamente identifiquen dicho documento.
Segunda Sección: Las dos letras que corresponden área emisora de la Política:
DG = Dirección General
CO = Dirección de Comercialización
OP = Gerencia de Operaciones
SI = Gerencia de Sistemas
DH= Gerencia de Desarrollo Humano
AF = Gerencia de Administración y Finanzas
VE = Gerencia de Ventas
PR = Gerencia de Producción
CC = Control de Calidad
IN = Gerencia de Ingeniería
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Tercera Sección: Un número consecutivo formado por tres dígitos.
Las áreas autorizadas para tener Manuales.
De acuerdo a la estructura y al organigrama de cada organización se deberán definir las áreas que están autorizadas a emitir Políticas Controladas y a tener una Copia del Manual de Políticas correspondiente.
Por ejemplo, podríamos tener las siguientes ocho áreas autorizadas:
DG = Dirección General
CO = Dirección de Comercialización
OP = Gerencia de Operaciones
SI = Gerencia de Sistemas
DH= Gerencia de Desarrollo Humano
AF = Gerencia de Administración y Finanzas
VE = Gerencia de Ventas
PR = Gerencia de Producción
CC = Control de Calidad
IN = Gerencia de Ingeniería