Qué es Estrategia Empresarial | La Estructura Organizacional

Independientemente de la diversidad de conocimientos y experiencia del personal que trabaja en una organización, es vital, que cada una de las personas tenga una descripción de puesto que describa claramente y por escrito sus principales funciones.

Existe mucho desperdicio organizacional cuando alguien no hace lo que le toca, o cuando dos o más personas hacen y repiten innecesariamente las mismas funciones.

Cuando una persona hace lo que le corresponde hacer, se vuelve rápidamente en un “experto” en su área de trabajo, de tal forma, que al desarrollar sus funciones, va dejando abierto el camino para que los que vienen detrás de él lo hagan mejor y sigan adelante. Además, si cada persona en cada puesto hace bien su trabajo y cumple con sus objetivos y metas, hay altas probabilidades de que toda la organización cumpla con sus retos.

En la medida que las personas (directores, gerentes, responsables de área, empleados y sindicalizados) tengan definido su puesto de trabajo, con sus correspondientes responsabilidades, en esa medida, se irá clarificando la estructura (organigrama) con la cual esa organización enfrenta a su mercado. Al definir las funciones de cada persona, se definen claramente también las líneas de autoridad y responsabilidad, y se visualizan las principales áreas que la organización requiere desarrollar o fortalecer para cumplir sus objetivos y su MISIÓN DE NEGOCIO.

Algunos gerentes creen, que definir el puesto de una persona, puede limitar sus actividades y desempeño. Esto es cierto en la medida que una organización se burocratiza y las personas sólo se limitan a hacer aquello que les toca. Sin embargo, la mayoría de las personas, están dispuestas a colaborar con la organización, con las funciones que desempeña y con otras nuevas.

A lo que no está dispuesta, es a permitir que la organización abuse de esa indefinición de funciones para ponerla a hacer actividades de todo tipo, incluyendo las de servidumbre, cargador, mensajero o lavacoches (por supuesto, no es mi intención menospreciar a las personas que honrada y dedicadamente realizan éstas actividades en su labor cotidiana).

Las Responsabilidades Estratégicas?

 

La descripción del puesto, es un documento formal que define de manera enunciativa y no limitativa las funciones, actividades y responsabilidades que cada colaborador desempeña dentro de la organización. Esto implica que la descripción de puestos es solamente una directriz para el titular del puesto, y las actividades allí incluidas, son las mínimas responsabilidades que el colaborador debe cumplir.

Al ser la organización un organismo vivo, también se encuentra sujeta a mejoras. Por ello, las descripciones de puesto son dinámicas y variarán de acuerdo a las circunstancias, necesidades y filosofía de la propia organización. No hay un límite rígido para hacer revisión de puestos, el límite lo define el propio ritmo de la organización. Aunque la política recomendable en las organizaciones, es la de por lo menos una vez al año, revisar las descripciones de puesto de todos los colaboradores para asegurar que haya congruencia entre lo que las personas hacen y lo que se dice que deben hacer.

Recuerdo una anécdota de lo que no se debe hacer. Hace veinte años cuando se empezó a usar en México el concepto de Aseguramiento de Calidad, en las organizaciones de manufactura, era común que a la persona que antes se encargaba del Control de Calidad, de un día para otro, ya eran ahora los encargados de Aseguramiento de Calidad.

Esto no hubiera tenido nada de extraño, si no hubiese sido porque al preguntarle a los encargados de estos nuevos puestos de Aseguramiento de Calidad, cuáles eran sus nuevas responsabilidades, ellos respondían muy seriamente: “son las mismas de antes, sólo me cambiaron el letrero de la oficina y mis tarjetas de presentación”, y uno simplemente esbozaba una ligera sonrisa, pues el cambio de nombre conllevaba una profundidad diferente de funciones.