Sistemas de Gestión | Aplicando un enfoque sistémico para hacer crecer tu negocio

Nicolás Hauff

Si tu eres como la mayoría de los dueños de empresa, has de estar demasiado ocupado en la operación del día a día, y realmente no disfrutas de los frutos de tu trabajo. Si no puedes dejar tu empresa por unos días o una semana sin que se presenten inconvenientes, lo que tienes ya no es una empresa, sino un empleo. La empresa debe trabajar para ti en lugar de que tu trabajes para ella. Para llegar a ese resultado, tienes que trabajar EN tu empresa, no PARA tu empresa (“working ON the business instead of working IN the business”).

De Técnico a Empresario

En su libro “El Mito del Emprendedor” Michael E. Gerber establece que la mayoría de las empresas no alcanzan su potencial porque sus propietarios no son verdaderos empresarios, sino técnicos que, en algún momento, padecieron de lo que él llama una “convulsión emprendedora” y decidieron poner un negocio propio.

Muchos pequeños y medianos empresarios le dirán que un día se percataron de que no querían trabajar para alguien más o que querían hacer más dinero o tener más tiempo libre y, de ahí, que hayan decidido comenzar su propia empresa pensando que obtendrían todos estos beneficios. Muchos creyeron que por entender el trabajo técnico de su negocio, sabrían cómo desarrollar una empresa en su campo particular de experiencia.

Cuando se asume que, por saber cómo se realiza el trabajo técnico de la empresa, se sabe cómo desarrollarla y operarla, las consecuencias pueden ser fatales, independientemente del nivel de preparación de su dueño. Eso explica por qué el 80% de las pequeñas empresas que inician no llegan al primer año y por qué el 80% de las restantes nunca llega a los cinco años. La mayoría de los propietarios están demasiado ocupados trabajando PARA su empresa, no EN ella y, como consecuencia, eventualmente llevan a su empresa, junto con ellos mismos, hacia un precipicio.

La gran mayoría de las empresas son iniciadas por “técnicos”, personas que dominaban una actividad específica: consultor, contador, ingeniero en sistemas, ingeniero en producción, publicista, arquitecto, médico, etcétera, etc. Un día, por necesidad o por impulso propio, estas personas decidieron que querían tener su propio negocio y deciden lanzarse al mundo empresarial, creyendo que por dominar la parte técnica, podrían desarrollar una empresa exitosa relacionada con dicha actividad. Esto es una completa falacia y el principio fatal del fracaso de los empresarios. Las habilidades, conocimientos y herramientas para desarrollar una empresa son totalmente distintas a las habilidades técnicas de un oficio específico.

Una empresa debe diseñarse con base en procesos y sistemas en todas las áreas e integrados entre sí, dentro de los cuales las personas puedan trabajar logrando que tanto ellos como la organización alcancen su máximo potencial.

 

Los Siete Centros de Atención Gerencial®

Este modelo ayuda al empresario a entender su negocio desde un punto de vista sistémico, donde su empresa tiene siete áreas principales, esté consciente de ellas o no, las cuales tienen que trabajar conjuntamente, integradas y en armonía para producir los resultados deseados. Cualquier problema en uno de los siete centros afecta de alguna u otra manera, en mayor o menor medida, a toda la empresa.

Toda empresa necesita desarrollar productos y servicios para satisfacer a esos clientes. Toda empresa necesita monitorear el flujo de dinero e información. Y toda empresa necesita una manera de organizar y administrar todo: observar esta entidad única denominada “La Empresa” y reconocer cómo todas sus piezas encajan juntas. Este descubrimiento fue el origen de los siete centros de atención gerencial. Toda empresa exitosa debe prestar atención a estos siete centros cada día, porque su propia existencia depende de ellos. El modelo de siete centros es un sistema para ayudarle al propietario de una empresa a organizar y dar sentido a todas las tareas que deben cumplirse.

 

Liderazgo: Todo comienza y termina con el liderazgo del emprendedor. La empresa será un fiel reflejo de la personalidad, habilidades y herramientas que éste desarrolle. El modelo concentra sus esfuerzos en que el empresario tome conciencia de esta realidad, de que la empresa se desarrollará o se estancará en la medida que el dueño adopte las habilidades y la estructura mental adecuadas.

Dinero: Se refiere a la forma en que se manejan las finanzas de la empresa. Normalmente es una de las áreas más débiles de los empresarios, que deben de asimilar la importancia de entender, analizar y, sobre todo, utilizar la información financiera de la empresa para la toma de decisiones.

Mercadotecnia: Una de las áreas menos desarrolladas por los empresarios, dado que es común que no entiendan exactamente cuál es la función de la mercadotecnia en la empresa. La mercadotecnia se confunde comúnmente con publicidad y promoción, cuando realmente se trata de conocer el perfil de sus clientes, dónde están, cuánto ganan, que edad tienen, cómo piensan, qué los motiva, qué los desmotiva, etc.

Administración: Se refiere a la forma en que se administran los sistemas, los recursos y las personas de la empresa, incluyendo también la infraestructura y la cultura organizacional.

Generación de prospectos: La forma de atraer clientes potenciales de una manera sistemática, basada en el perfil del cliente definido en el centro de Mercadotecnia.

Conversión de prospectos: Una vez generado un prospecto de venta, es indispensable establecer un proceso adecuado y estandarizado de conversión de prospectos en clientes que sea seguido de la misma manera una y otra vez, con el fin de generar el mayor porcentaje de cierres de venta.

Cumplimiento con el cliente: Establecimiento de la entrega del producto y servicio, de manera estandarizada, de la misma forma todas las veces y como se prometió al cliente.

 

Formando una empresa sistematizada

Para desarrollar una empresa que dependa menos de su gente y más de sus procesos y sistemas, es recomendable hacerlo como si se quisiera franquiciar el negocio. Independientemente de que ésta sea o no la intención última de su dueño, este enfoque le permitirá construir una empresa profesionalizada, estandarizada, que dé resultados constantes una y otra vez y que sea escalable.

Al desarrollar e implementar procesos y sistemas en toda la empresa, usted crea una experiencia predecible y constante para sus clientes y un ambiente dinámico para sus colaboradores. Recuerde que, como empresario, está comprometido a formar una empresa que no sólo sea rentable, sino que también tenga una excelente imagen en el mercado. El mejor pago no necesariamente provendrá de su salario o los dividendos, sino del día que tenga la oportunidad de vender toda o parte de su empresa. Los inversionistas pagarán una prima sustancial por una empresa que genera utilidades de manera constante, predecible y cada vez mayor porque estas utilidades representarán un rendimiento predecible de su inversión.

Cuando se comprenden y se practican todos los días estos principios, éstos le guiarán en su trabajo de empresario y le ayudarán a alcanzar un nivel mayor de éxito y felicidad en su vida y en su empresa.

 

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