¿Cómo elaborar políticas controladas?

Para facilitar el entendimiento y desarrollo de las Políticas, se ha desarrollado una técnica a la que se le ha llamado “LA TÉCNICA DEL LIBRETO”, que consiste en presentar secuencialmente “quién” hace “qué” actividades.

 

LA TÉCNICA DEL LIBRETO se compone de tres partes:

Primera parte. Mencionar al actor (persona que va a realizar la(s) actividad(es)). Se debe poner el puesto de la persona, no su nombre de pila. Por ejemplo, se debe decir, el Gerente de Recursos Humanos, el promotor de ventas, el auxiliar de contabilidad, el supervisor de la máquina 2, el encargado del almacén de producto terminado, etc.

Segunda parte. Asignar un número consecutivo de la actividad a desarrollar por cada actor que va interactuando en la Política.

Tercera parte. Describir la actividad que realiza el actor, iniciando siempre con un verbo de acción, indicando con la mayor precisión posible en cada actividad, las Responsabilidades que le tocan desarrollar dentro de la Política correspondiente.

La codificación de Políticas Controladas de acuerdo al Procedimiento Controlado para elaborar Políticas nuestra propuesta para la codificación de Políticas Controladas se forma de tres secciones:

Primera Sección: Formada por las letras “POL” que indican que el documento es una política. Cuando se tengan más documentos controlados se utilizarán las letras correspondientes que rápidamente identifiquen dicho documento.

Segunda Sección: Las dos letras que corresponden área emisora de la Política:

DG =      Dirección General

CO =      Dirección de    Comercialización

OP =      Gerencia de Operaciones

SI =        Gerencia de Sistemas

DH=       Gerencia de Desarrollo Humano

AF =       Gerencia de Administración y Finanzas

VE =       Gerencia de Ventas

PR = Gerencia de Producción

CC =       Control de Calidad

IN =        Gerencia de Ingeniería

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Tercera Sección: Un número consecutivo formado por tres dígitos.

Las áreas autorizadas para tener Manuales.

De acuerdo a la estructura y al organigrama de cada organización se deberán definir las áreas que están autorizadas a emitir Políticas Controladas y a tener una Copia del Manual de Políticas correspondiente.

Por ejemplo, podríamos tener las siguientes ocho áreas autorizadas:

DG =      Dirección General

CO =      Dirección de Comercialización

OP =      Gerencia de Operaciones

SI =        Gerencia de Sistemas

DH=       Gerencia de Desarrollo Humano

AF =       Gerencia de Administración y Finanzas

VE =       Gerencia de Ventas

PR =       Gerencia de Producción

CC =       Control de Calidad

IN =        Gerencia de Ingeniería