Las Políticas dentro de una Organización

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“Por política, los visitantes que deseen ingresar a la compañía deben registrarse en la caseta de vigilancia.” “Por política, todos los maletines del personal y visitantes que salgan de la compañía, deben ser revisados.”

¿Le son familiares éstas y otras políticas similares? De hecho, en principio uno siente las políticas como actitudes exageradas o sin sentido. Sin embargo, éstas mantienen una organización ordenada y deben ser pensadas y diseñadas para permitir que las cosas se hagan correctamente. Las políticas bien desarrolladas pueden ayudar a evitar el desorden dentro de una organización y las que están mal diseñadas pueden paralizarla.

El propósito real de las políticas en una organización es simplificar la burocracia administrativa y ayudar a obtener utilidades. Una política tiene razón de ser cuando contribuye directamente a que las actividades y los procesos de la organización logren sus propósitos. Todas las organizaciones, conscientes o no de ello, se rigen por políticas, independientemente de que estén o no por escrito. Sin embargo, al comparar los resultados que obtienen dos empresas del mismo giro, observamos que hay, en algunos casos, diferencias abismales. Por ejemplo, en un banco, ¿qué hace que en uno le den un asiento mientras se espera y en otro no? ¿Por qué una pizza llega a domicilio antes de 30 minutos y, en otros casos, hay que esperar casi una hora para ser atendido? ¿Por qué en una línea aérea el costo del boleto es de $1 000 y en otro de $4 000? ¿Por qué en un lugar un café cuesta $10 y en otro $50? Si volteamos a nuestra derecha o izquierda, o hacia dentro y hacia fuera, observamos miles de ejemplos que nos hacen sorprendernos de por qué unas organizaciones tienen éxito y otras no. La respuesta está en el diseño de sus procesos. Si éstos no se piensan para ser sencillos, efectivos y fluidos, se auto diseñan complejos y burocráticos. Los procesos son como un río: su velocidad depende de la eliminación de obstáculos y cuellos de botella.

De la misma manera, en las organizaciones las políticas bien diseñadas permiten la eliminación de burocracia y cuellos de botella. Una organización que no se diseña se auto diseña y, muchas veces, lo auto diseñado no funciona adecuadamente porque han intervenido de manera anárquica todas las personas y fuerzas políticas, económicas y sociales que integran la organización ocasionando con ello que, mientras unos quieren ir al norte, otros prefieran el sur y los clientes dirigirse al este. Todo esto causará confusión dentro de la organización y sus resultados, además de pobres, serán obtenidos de una manera muy desgastante.

Por ello, si una organización desea obtener resultados aceptables, debe diseñar su organización alineando los criterios y políticas de todo el personal, iniciando por el equipo directivo. Hacer esto, ¿requiere de esfuerzo? Sí. Los beneficios de tener una organización ordenada y alineada, ¿compensan con creces el estrés y el desgaste causado por la anarquía organizacional? Sí.

Por ello, para que una política sea bien diseñada y en consecuencia aceptada, se debe involucrar activamente a la gente que conoce y trabaja con los procesos e informar y explicar los beneficios, oportuna y adecuadamente, a la gente afectada o involucrada (clientes, colaboradores, directivos, proveedores, visitantes, etcétera).

Una vez implantadas las políticas es necesario vigilar que haya congruencia entre lo que dicen y lo que hace la gente. Por ello es importante revisarlas con frecuencia, tomando en cuenta la opinión y sentimiento de los usuarios sin perder de vista el propósito por el cual fueron creadas.

Por lo general, las políticas dentro de una organización simplemente son impuestas, ocasionando molestias innecesarias en la gente involucrada. De ahí que, si se desea que las políticas se respeten en su totalidad, es muy importante tomar en cuenta a la gente antes, durante y después de emitirlas.

Una política es:

  1. Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones similares.
  2. Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
  3. La manera consistente de tratar a la gente.
  4. Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades rutinarias.
  5. Lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
  6. Aplicable de 90 a 95% de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.

Las políticas ayudan a evitar lentitud, defectos y, sobre todo, pérdida de tiempo en las principales actividades y procesos de la organización. Las políticas son como linternas en la oscuridad porque permiten visualizar un camino claro, preciso y seguro para las actividades cotidianas, sobre todo, en los puntos críticos donde se requiere de una decisión.

El uso de políticas redunda, a corto plazo, en el aumento de productividad y utilidades para la organización.

Cuando vemos una organización que funciona de manera ordenada y tranquila es porque está administrada por políticas y procedimientos funcionales bien diseñados. La organización que no genera desperdicio organizacional, incrementa directamente las probabilidades de aumentar sus utilidades.

Al estar relacionadas directamente con personas las políticas surgen en todas las actividades donde las personas se desenvuelven dentro de la organización: procesos, planes, mejoras, conflictos.

Las políticas siempre existirán mientras haya una persona que tenga un trabajo que realizar.

Firma Bloog