Manuales de Políticas y Procedimientos | ¿Qué son los métodos y los procedimientos?

Un método es la guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente como realiza una persona un trabajo. En algunos métodos, los pasos exactos varían.

Un proceso es el conjunto de elementos que interactúan para transformar los insumos en bienes o productos terminados. Está formado por las famosas 5 M (materiales, métodos y procedimientos, mano de obra, maquinaria y equipo y medio ambiente). Hay que considerarla otras M. Un procedimiento es la guía detallada que muestra secuencial y ordenada de cómo dos o más personas realizan un trabajo.

Los métodos y procedimientos de uso cotidiano en las organizaciones por lo general son verbales y no están por escrito. Incluso la mayor parte de las veces, por falta de información y sensibilización acerca de su importancia, las personas los modifican y desvirtúan de acuerdo al humor o presión de trabajo que tengan. Los procedimientos que se usan dentro de una organización, por lo común son informales y los podemos observar fácilmente por medio de los hábitos y costumbres de las personas.

Los métodos y procedimientos escritos, además de asegurar la repetitividad de un trabajo, permiten que el usuario siga tranquilamente por un camino seguro previamente probado. Además, al usarlo en la cotidianidad estará capacitado para mejorarlo.

Al utilizar métodos y procedimientos escritos de forma adecuada, las personas ganan dos cosas: precisión y velocidad. Si la persona es nueva, también gana conocimiento y experiencia. Usted puede beneficiarse del mismo modo si en su organización, oficina, taller o negocio asegura que para todos los trabajos clave se tengan métodos y procedimientos escritos que documenten la mejor experiencia de la organización.

Si una persona al llegar a su nuevo puesto leyera el manual de políticas y procedimientos del área o del proceso y estuviera dos o tres días en cada departamento, a la vuelta de un mes sería casi una experta (o al menos estaría mejor ubicada y preparada) en sus funciones y estaría lista para empezar a agregar valor a la organización y desquitar plenamente su sueldo.

  • ¿Se ha puesto a pensar qué pasa cuando una persona es nueva en un trabajo?
  • ¿Cuánto tiempo le lleva conocer y dominar sus funciones?

En ocasiones es increíble ver cómo las personas de una organización en muchos casos no saben qué hacer, por ejemplo, en caso de incendio o alguna otra emergencia:

  • ¿Se debe llamar a los bomberos?
  • ¿Quién y en qué momento les debe llamar?
  • ¿Se debe desalojar al personal de las oficinas?
  • ¿Cuál es el lugar más seguro para reunir al personal?

Éstas y otras preguntas quedarán resueltas si existieran los procedimientos escritos de protección civil que definieron los criterios y secuencia de actividades para proteger, tanto al personal como a los activos de la compañía, en caso de incendio o emergencia.

Si la gente conociera los respectivos procedimientos y estuviera entrenada adecuadamente en ellos, cuando hubiera necesidad sabrían exactamente qué hacer y no hacer.